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海外で生活する前に知っておきたかったコト!Overseas Tips

【連載】第 18 話 えらいこっちゃ、米国ビザがとれない!

2019.07.17

第 18 話 えらいこっちゃ、米国ビザがとれない!

ある会社の海外人事担当の A さん、赴任予定者からのメールをみて愕然としています。「米国大使館でビザ申請の面接したところ、却下されました。すんません・・・」大変なことが起こりました。「まさか、申請拒否されるなんて、思ってもみませんでした・・・」なぜなんだろう・・担当の A さん、頭をかかえてしまいました。

 

「えらいこっちゃ・・・どないしよう・・・」心が、ひんやりと冷え込んできました。事業本部には、「赴任準備は順調」と報告してしまったし・・・こういうことは、よくあることです。こんな時、どうすればいいのでしょうか?

米国のビザ取得の申請で、「却下」となることは、実はよくあることです。

 

書類に不備があったり、虚偽の記載があると判断されたり、米国に住みつく可能性がありそうだと判断されたり・・・
領事は常に、注意深く、申請者と申請書をチェックしているのです。一度、「却下」されると、後々非常にやっかいなことになりますよね。

 

【赴任させるべき人材を、赴任させることが出来なくなった】

海外事業に駐在員を投入する場合、それは大きな人的投資であると共に、場合によっては会社の屋台骨を支える重要な人員配置となります。候補者の人選を注意深く行い、本人の説得に神経を使い、大きな予算を割いて赴任前研修をして、「さぁ!いよいよ赴任だ!」のタイミングで、「ビザ申請却下」。

 

 

会社としては、ほんとうに大きな痛手です。私は海外人事時代に、米国赴任予定者のビザ取得の面接日には、なんとなくそわそわしていました。会社に実績があり、ある程度の信頼が構築されている場合には、そんなに心配することはありません。でも、毎回、「まさか!」というような事態にならないか・・・とても不安でしたね。

 

 

幸いにも、私が在任中には「まさか!」は起こりませんでした。でも、世の中には、その「まさか!」によって、事業に大きな影響を受けた企業が、けっこうあるそうですね。

 

 

【係官は、注意深く人物を観察している・・】

ずっと以前に、ある日本の在外公館関係の方から、お聞きした話です。外国の人が、日本のビザを申請する場合には、大使館や領事館が窓口になっていますよね。そこで、申請にきた本人を領事さん達は、注意深く観察しているのだそうです。

 

申請書には、「技術者」と記載されているけど、まったく「技術者」には見えない人、「ビジネス」と記載されているけど、派手な色のシャツ着て「到底、ビジネスマン」には見えない人、「歌手」だそうだが「はぁ?」な雰囲気の、、、、、
「申請書」の記載内容と、実際に現れた人物とが、一般的な感覚で余りにも乖離がある場合や、遣り取りの中で記載内容と異なることを証言したりすると、不自然ですよね?

 

そういう時には、審査を厳格にするのだそうです。その結果、許可しないという結論になる場合も、あるそうです。
米国ビザの場合においても、立場は逆ですが、私たちは米国の係官に面接の時には、かならず「観察・評価」されているに違いありません。

 

 

申請に来た人物が本人かどうか、虚偽の記載がないかどうか、任期が終わったら必ず日本へ帰国するのかどうか、目的にあったビザを申請しているかどうか・・・、そういうことを、面接時に証言や態度を観察しながら、判断しているのでしょうね。

 

私は海外人事時代、米国赴任予定者には、「必ず、ビジネスマンらしい服装で面接を受けに行ってくださいね。そんなことはしないと思うけど、短パンにアロハとか絶対だめよ。ビジネスマンとして信頼を得ることが出来る 服装していってね。」と、強く要請していました。

 

 

【却下されそうな、深刻なケース】

米国ビザの申請却下を受けそうなパターンは、いろいろありますが、少々神経質な問題も孕んでいます。米国での不法滞在歴、犯罪歴、過去のビザ却下の履歴等は、かなり深刻です。

 

 

海外人事としては、非常に取扱いが難しいのですが、赴任候補者が「会社には言いたくないから、沈黙している。」という可能性を排除してはいけません。また、海外人事の手続き担当者が、米国入国管理法の勉強不足で、申請すべきビザが違っ
ている場合にも「却下」されることがあります。「正直」に記述したとしても、「却下」されることがあるので、ビザの選択は慎重に行うべきです。

 

 

駐在員のビザ申請は、非常に重要ですから、不明な点があれば必ず専門家に相談することが妥当だと思います。

【もしビザ却下されたら、どうすればいいのか・・・】

私が経験上言えることは、米国ビザでトラブルが発生した場合には、素人では対応が非常に困難だということです。よく分からないまま、焦って対応を間違うと状況が悪化してしまい、取り返しがつかなくなってしまいます。

 

米国ビザのトラブル対応に詳しい、国際法律事務所があります。そういう経験豊かで、米国側としっかり連携している法律事務所に相談すれば、少々お金がかかりますが、何らかの解決の糸口が掴めると思います。

 

次回は、海外人事が苦労する「駐在員・帯同家族の医療費の精算」です。

 

 

【連載】第 17 話 海外給与計算は、超アナログだ!

2019.07.08

第 17 話 海外給与計算は、超アナログだ!

海外駐在員の給与計算は、物凄く面倒ですよね。変数が多すぎます!家族帯同、単身赴任、物価の高い国・安い国、治安の良い国・悪い国、国によって違う子女教育費、配偶者の車両費、治安の良い国・悪い国、などなど・・・。

複数国に進出している企業の海外人事屋さんは、間違わないように給与計算するのに、神経をすり減らしているのではないでしょうか?

私が海外人事だった頃、海外給与担当者の Y 君(若干 25 歳)は、全世界の駐在員の給与計算を任されて、繁忙期には幽霊のような顔をして、遅くまで残業していました。

彼は、電話が鳴ったら「駐在員からのお叱りかも・・・」と、びくびくしていたそうです。聞くところによると、海外給与計算を国内給与計算並みにシステム化出来ている企業は、少ないようですね。ボタン押したら、いっぱつで給与明細まで出力でき ます!という分けでは無いようです。

海外人事セミナー等で、他社の海外人事屋さんと話をしてみても、マニュアル計算している会社が多かったですね。
なぜ、海外給与計算はそんなに面倒なのでしょうか?

海外駐在員の給与計算には、さまざまなやり方があります。下手すると、担当者が代わると、やり方も変わる・・・というような、属人的な仕事になっている部分もあるようですね。

【海外給与計算は、なぜ職人技なのか?】

そもそも、国内給与と海外給与の大きな違いは、どこにあるのでしょうか?国内の給与は「従業員全員が、日本国内で就労していることを前提にしている」ことに対して、海外給与は「赴任国によって就労環境が違う」という、大きな違いがあるのです。その為、国内給与計算は計算方法がほぼ一律でシステム化が容易ですが、海外給与は赴任国別に「生計指数」「為替レート」「ハードシップ手当」「子女教育手当」等の係数・諸手当が違っていて、システム化するのがとても難しいのだそうです。

多くの企業で、海外給与に精通した人事屋さんが、パソコンに向かって「カチャカチャ」と悪戦苦闘しながら、給与設定・計算せざるを得ない現実があるようです。

【圧倒的に人数が少ない駐在員】

海外給与計算がマニュアル対応であり続ける、もっと大きな理由があります。それは、国内従業員数に対して、海外駐在員は圧倒的に人数が少ないということです。その為、経営者は、海外給与計算システムへの投資には、消極的にならざるを得ないのです。「人数少ないから、片手間でチョコチョコって計算できるんだったら、それでいいじゃん」ってことになるのです。

 

大抵の場合、海外進出初期には、海外駐在員は非常に少ない人数から始まります。ですから、最初は人事の給与計算担当者の「副業」的な仕事として始まる場合が殆どです。現在でも、その延長線上で、パソコン上で「かちゃかちゃ!」って計算している企業が多いようですね。そして、「かちゃかちゃ」って計算している内に、担当者は「海外給与計算の社内専門家」になっていくのです。

【海外給与計算の達人!】

海外給与計算の社内専門家の誕生は、企業の「海外人事」発生の初期段階です。その担当者さんが、いつの日か「海外給与計算の達人」に成長します。しかし、海外給与計算は、「担当者しか知らない特殊な技術」になってしまいます。

この段階では、会社としては「達人」に任せておけば、とりあえず平穏な日々が通り過ぎていくので、体系的な仕組みの構築の必要性は、ほとんど感じないのです。

ところが、海外駐在員が増えて行くにしたがって、その「達人」が、溜息をつきながら呟くようになります。

「うーん・・なんか、人数増えてきて面倒になってきたな。やたら手がかかるんだよな・・・。

もうちょっと、賢いやり口ってないもんかな、こんなのに時間とられてたら、他の業務ができないや・・・」ただ、「海外給与計算」の重要性を認識しているのは、その「達人」ただ 1 人ですから、社内では大きな声にはならず、海外進出が爆発的に進行する段階になっても、経営者の目に留まらないまま、放置され続けるのです。

このパターン、意外に多いのです。注意しなければならないのは、「海外給与計算の達人」は、海外給与計算を通じて、その他の様々な駐在員支援業務を担っている場合が多いのです。

つまり、「達人」は、会社の「海外人事機能」そのものなのです。

【残念ながら、業務崩壊しました・・・】

ある日突然、「海外給与計算の達人」が、会社を辞めることになったら、どうなるでしょうか?そういうことは、良くあることです。そう です、誰も「達人の専門知識と計算技術」を短期間で習得できる後任者はいないのです。そんなに簡単なものではありません。

「ええ?これって、めちゃくちゃ難しいじゃん!こんなの独りでやってたの?」そうなんです!海外給与の計算は、一朝一夕で習得するのは不可能なのです。

海外給与の設計、国内の税務、海外の税務、その他の法的事項が、海外給与計算に凝縮されていて、まるでルービックキューブのように関連づけられて、計算されているのです。

少なくとも、人事の一年坊主には、「無理」です!大変お気の毒ですが、「達人」 に任せきりで、何も準備をしていない企業は、この時点で「駐在員の支援が出来ない」状態になってしまいますよね。

最近では、海外給与計算の良質な代行サービスを提供している、海外進出企業を対象とした会計事務所があります。つまり、会計士さんのグローバルな専門知識が必要な程、海外給与計算は奥が深いということです。

【海外給与計算には、予算と人員を投入しよう!】

ある大手企業の海外人事セミナーを、聴講させて頂いたことがあります。その会社では、海外給与に関して、未だに 1000 人弱の駐在員の給与を、表計算ソフトで「かちゃ、かちゃ」と計算しているそうです。セミナーの中で、駐在員の増加に伴って、「手作り的に複雑化してきた給与規程」を徐々に改善、比較的シンプルに処理できるように工夫してきたと、講師の方が話しておられました。現在の形にするまでには、とても苦労したそうです。

 

これは、良くあることですが、海外進出の初期の段階では、海外給与は体系的に整備されておらず、赴任国の事情、プロジェクトの事情、駐在員の事情によって、あたかも雑居ビルのようにツギハギされ、複雑化していきます。

「ツギハギ」されて出来上がった仕組みは、作った本人にしか使うことが出来ないのです。それを標準化し、誰にでも使えるようにするのは、容易ではありません。放置し続けた期間が長ければ長い程、「大手術」になりますよね。
私は、自分自身の経験からも、強くお勧めしていることがあります。

 

海外進出を開始した段階で、海外人事に予算と必要な人員を割り当て、社内に体系化・標準化された仕組みを作っておくことが、とても重要なのです。

 

海外人事業務の整備は、「海外投資」の一部だと言っても、過言ではありません。

次回は、「ビザのトラブル」について、考えてみましょう

 

 

 

【連載】第 16 話 無念の帰任、奥様の心の病

2019.07.01

16 話 無念の帰任、奥様の心の病

少し前の話ですが、北米駐在中に知り合った、ある企業の北米駐在員 N さんにから、突然、 メールが飛んできました。


「やまもっちゃん、突然だけど帰任することになったよ。志半ばで帰任するのは本当に悔しいけど、やむを得ない。嫁さんが、体調崩してしまって、日本に帰らざるを得なくなったしまった。今まで色々と相談にのってくれて、ありがとう。」


それを読んで、私は、がっくり来てしまいました。Nさんは外大出身で、堪能な英語力を駆使する海外営業のキーマンだったそうで、 会社としても、Nさんの戦線離脱は「苦渋の決断」だったようです。なんとか、がんばって貰いたいと説得されたようですが、奥様の体調が改善せず、無念の帰任となったのです。

 


Nさんの帰任直前に、詳しい事情を電話でお聴きする機会がありました。Nさんの奥様は、米国の生活環境に馴染めず、日本人駐在員の奥様方とのお付き合いにも馴染めず、引き篭もり勝ちになってしまい、 心身のバランスを崩してしまったそうです。私は、 海外駐在から帰任後、海外人事配属されました。海外人事を、元駐在員の視点で改善するのがミッションでした。私は、経験的に海外駐在は「家族の総力戦」だと知っていました。
その為、帯同予定の奥様方の為に、「帯同配偶者の為の赴任前セミナー」を企画したのです。

 


私が企画した「帯同配偶者の為の赴任前セミナー」は、とても好評でした。まず、「あなたの旦那さんは、何をしに海外へ行くのか?」の概要を、私が説明するのです。殆どの駐在員は、奥様に会社の事や自分の仕事の内容等は、詳しく話すことはないようでした。世界地図に、それぞれの奥様方の行き先を表示し、その拠点が会社の事業にとってどんな役割を担っているか、そして、旦那さんがどういう仕事の為に赴任するのか、それを簡単に説明したのです。(毎回、参加者は
20 人程度でしたから、あまり時間はかかりませんでした。)

 


そのことによって、奥様方は、「なぜ、自分は海外に行く羽目になったのか」が、腹落ちして行くのです。この時、初めて、夫の仕事の重要性を知ることになるのです。
そして、海外生活カウンセラーによる、「奥様の為の海外危機管理セミナー」を聴講してもらうのです。日常の海外での危機管理を、分かり易くレクチャー頂き、不安の軽減と安全に関する心構えをして頂きました。

 


最後に、このセミナーの目玉商品は、参加者それぞれの赴任先国から、直近で帰任された「元駐在奥様との交流ランチ」でした。元駐在奥様達には、赴任国での生活(近隣の生活環境、病院の仕組み、学校の様子や習慣、各種手続きの方法、電気代・水道代などの支払い方、銀行での手続き、日本人妻コミュニティーとの関わり方、日本食の手に入れ方、現地で手に入る化粧品等々)の説明をして頂きました。実際のレシートや契約書類、銀行の小切手帳、写真、地図などを持ち寄って、参加者に丁寧にレクチャーする元駐在奥様もいらっしゃいました。

 


ある元駐在奥様に、「ここまでして頂いて、ありがとうございます。」とお礼を言ったら、「私も赴任前には、不安でうつ状態になりました。赴任直後は、辛い思いをした経験もあります。でも、楽しいことも沢山ありました。今から行く奥様方の気持ちが、痛い程分かります。お役に立てて、とても嬉しいです。」と、にこやかに言って頂きました。

 


赴任前の奥様達と帰任後の奥様、鮮明なコントラスト


このセミナーで、海外赴任の象徴的な「ある事」に、私は気が付きました。それは、赴任前の奥様方と元駐在奥様の、醸し出す雰囲気が、はっきりと違っていることでした。


赴任前の奥様方は、とても無口で大人しく、未体験ゾーンに放り込まれる不安が、心の中に充満している感じでした。セミナー中に、少し涙ぐんでいる人もいたと記憶しています。

 


一方で、元駐在奥様方は、とても明るく話好きで、自信に満ち溢れ、自分達が経験したことを、本当に楽しそうに語っているのです。それは、恐らく困難を乗り越えた経験が、その後の人生を豊かなものにしているのだと思います。

 

セミナーの最後には、「私、もっと長く居たかったの!でも、旦那の帰任が決まっちゃったから、残念!思わず、あんただけ帰ったら?って言っちゃった。また、どこかへ行ければいいな。」「そうよねぇ!山本さん!うちの旦那を、またどっかへ飛ばしちゃってよ!南極・北極以外なら、どこでもいいわ。」といって大笑いするシーンも見られました。

 


徐々に氷が溶けていくように・・・


元駐在奥様の尽きない話、かゆいところに手が届くような情報の提供で、交流ランチは毎回3時間以上かかりました。時間の経過とともに、赴任前奥様方の表情が段々と変わっていくのが、とても興味深かったですね。
なぜなら、自分達の目の前で、朗々と楽しそうに駐在時代のことを話している元駐在奥様方は、特別な才能を持った人達ではなく、自分達と同じ「普通の奥様」 だからです。そして、何よりも、元駐在奥様のほぼ全員が、「自分も、赴任前は不安でたまらなかった。」と言うからです。


興味深かったことは、元駐在奥様は自分達が経験した苦労を、誠実に、ありのまま脚色せずに、男性のような「誇張」をすることなく、具体的に話してくれることです。その事によって、「どの程度の苦労が待ち受けているのか」を、予め想定することが出来るのです。
このことが、とても大事です。精度の高い情報をインプットすることは、質の高いリスク回避行動に繋がるからです。

 


旦那さん達が、知っておくべきこと

セミナーの終わり頃には、赴任前奥様方と元駐在奥様の「ネットワーク」が出来あがって、連絡先の交換をする場面も見受けられました。女性は、基本的に面倒見が良く、親切なのです。

 


私自身も、このセミナーで多くのことを学ぶことが出来ました。赴任前奥様と元駐在奥様の中に、私の家内と子供達の姿を見たのです。私は、赴任前に、家内がどれ程不安でいたか、子供達と一緒に赴任地でどれ程がんばっていたか、そして海外赴任を通して、家内がどんな才能を開花させたか、まったく知らずにいたのです。


私の家内と同様に、多く の駐在奥様方が、赴任地での生活に問題を抱えていても、ご家庭
内で放置されている可能性が高いと思っています。女性より男性の方が、環境適応能力は高いと言われていますが、辛抱強く我慢した後に、心折れた時には、取り返しのつかないことになってしまうリスクが高まるのです。

 

なぜ対応が遅れるのでしょうか?

海外赴任は、旦那さんが赴任地で苦労するのと同様に、奥様も相当な苦労をします。駐在奥様が心労から体調を崩したり、心の病になってしまったりする背景には、何があるのでしょうか?それは、想定外のことが起こったショックかもしれないし、見知らぬ土地での孤立感かもしれないし、他の駐在員奥様方との不仲かもしれないし、子供の教育問題かもしれないし、それぞれに違ったトリガーがあるのでしょう。


駐在員の心の病は、勤怠状況・業務上の態度・パフォーマンスの低下等によって、周囲が認識することができます。また、会社の事業運営上の直接的な障害になりますから、遅かれ早かれ会社が対応せざるを得なくなります。


ところが、会社の管理外にいる駐在奥様は、心の病の症状が相当酷くなるまで、同僚も会社も、誰も気が付かないことがあります。なぜなら、誰しも家庭内の事情は、他人に知られたくないから、我慢して黙っているのです。


たとえ周囲で気が付いている人がいても、プライベートに立ち入ることに躊躇しますよね。結果として、ご家庭内での自助努力では、どうしようもなくなるまで放置される場合が多いのです。実際には、駐在員本人が自らギブアップ宣言するまで、なんの対策も講じられない場合があるのです。

 


奥様向けに、どんなメンタルケアをすればいいのでしょうか?

会社としては、駐在員の家庭の事情だから、介入し難いですよね。しかし、奥様が病気になったら、駐在員本人の活動に制限が生じることは事実です。場合によっては、駐在員の早期帰任という事態になりかねません。駐在奥様方が、心身ともに健康であることが海外事業の安定に繋がるのは、誰にも否定できないのです。


駐在奥様方は、会社が給料を払っている分けでも無いのに、駐在員を支え、家庭を支えることによって、間接的に海外事業を支援してくれています。駐在員に、「奥さんのメンタルヘルスに気をつけるように!」と、赴任前研修で海外人事が注意喚起するのは、ほとんど実効性はないでしょう。それは、会社にいる全男性従業員に、「奥さんを大事にして、ちゃんと愛しなさい」と人事が社内教育するのと同じくらい、余計なお世話に感じるでしょうね(笑)。


海外人事の皆様、是非、女性にヒヤリングしてみてください。「普段、家庭の主婦は、どうのように心のバランスをとっているの?」と、訊いてみましょう。そしたら、意外と簡単でコストの掛からない、良質な「駐在奥様向けメンタルヘルス制度」を設計するヒントが掴めるかも知れません。


あっ、「そんなこと言われても、難しいよなぁ」と思った人は、今日、仕事を終わって帰宅したら、ご自身の奥さんに訊いてみると良いかも知れませんね。
そしたら、 普段は家にいる時間が少ないあなたに「何か話したくて、待ち構えている」奥さんが、台所にいることに気が付くでしょう。

 

次回は、海外人事の「海外給与計算」について、考えてみましょう

 

 

【連載】第 15 話 見えない病、働けなくなった駐在員

2019.06.24

第 15 話 見えない病、働けなくなった駐在員

 

 

ある企業で海外人事を担当している A さんから聞いた話しです。ある日、 A さんのデスクに上司がやってきて・・・。


上司:「あのな・・・北米のMさんだけどな、調子悪いみたいなんだ。」

 

A: 「えっ?なんでですかぁ?元気そうだったけどな。」

上司:「例のあれだよ。それを念頭に置いて気をつけておいてくれな。」

A:「あ~、例のあれですかぁ・・了解です。

上司:「まぁ、暫く様子みような。いずれ、回復すると思うけど。」
A さんは、 この会話の一ヶ月前にMさんから電話があって、一時間くらい愚痴を聴いたことを思い出しました。


同僚の駐在員の態度が悪いなど、Mさんらしくない愚痴を並べ立て、 最後には、「
A くん、話を聴いてくれてありがとうな」と言ったそうです。


更に、 北米の拠点長が、「最近、Mに仕事のメールしても返事こないし、電話しても出ないし、俺、ちょっと行って様子を見てくるわ。」 と電話してきたことも思い出しました。


Mさんは、体調不良を理由に出社しない日が増え、とうとう心配した北米担当の拠点長が様子を確認に行かなければならない状況になってしまいました。


結果、業務が全く出来ない程でもない為、しばらくは負荷をかけない様にして注視することになりました。


現地での対応が早かったので、Mさんは、なんとか任期を全うすることが出来たそうです。
しかし、本人にとっては辛い駐在経験だったと思います。


海外駐在員が、なぜ赴任地の仕事で強いストレスを感じるのか?


私の経験で恐縮ですが・・・・・。


「慣れない異国の地」で、日本側の様々な要求事項を、言語・文化・習慣・就労意識・ビジネスの思考形態の全く異なる現地スタッフに説明して、納得させて、日本と同様の成果・効果・結果を出すのは、並大抵なことではありません。


生来、話好きな私自身、海外赴任してから半年間ぐらいは、無口になりました。現地の事情が分からない日本側と、なかなか言うこと聞いてくれない現地との狭間で、板ばさみにな
ってしまうのです。この、「板ばさみストレス」が、私にとって、もっとも辛く感じることでした。


日本で習得した仕事の仕方が通用しないと分かった時、海外のビジネス 環境での自分自身の無力さに直面するのです。


更に、「誰も助けてくれない」職場環境が、ストレスに拍車を掛けていきます。同僚の駐在員と言っても、他部門から出てきた人達です。仕事に関する考え方も違えば、スキルも違います。


同僚の駐在員が、常に「味方」というわけではありません。本社の部門間の利害関係が、駐在員にも色濃く反映されることは、しばしばある事です。駐在員同士がいがみ合うことも、日常茶飯事です。


ビジネスはファンタジーではありません。少々冷たい言い方ですが、「実業」の世界は厳しく冷酷なものです。機能を果たせなくなった駐在員は、戦線離脱させるしかありません。


海外駐在員は海外事業運営の「キーマン」ですから、駐在員の機能不全は事業全体の機能不全に繋がる可能性が高いのです。


海外勤務に耐性がある人材って、どんな人?


そもそも、海外勤務に耐性がある人材って、どんな人なのでしょうか?それは、どうやったら事前に分かることが出来るのでしょうか?海外人事としては、とても興味のあるところですね。


私自身は、明確な答えは持っていません。ただ、海外赴任や海外人事の経験を通して、なんとなく分かったことがあります。


それは、「配慮の無い孤独な環境では、人は能力を発揮できない。」ということです。逃げ道の無い孤独な環境に、長期間耐えることが出来る人は、会社には殆どいないという前提に立つことが、海外人事にとって、会社にとって、とても大事なことかもしれませんね。


次回は、駐在員にとって切実な「奥さんのメンタルヘルス」について、考えてみます

 

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